제안서 '잘' 쓰는 방법

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http://tip.daum.net/question/49929692

 

#1

성공하는 제안서 작성을 위한 '상식(常識)'에 관해서

1. 일방적 회사소개형
우리 회사는 지금까지 이름만 들어도 알 법한 이러한 기업들에 대해서 수주를 하였고, 직원 규모나 실적이 이 정도나 되고, 이러이러한 방법으로 프로젝트를 전개할 것이다라고 써놓은... 페이지수로 보면 300~600 페이지 정도로 반나절이 걸려도 읽기 어려운 두꺼운 제안서에 하드커버를 입혀서 제안을 하는 형태였습니다. 컬러도 짱이더군요... 엄청 복잡하고 꼼꼼한 제안서 내용을 보고서는 뭔가 이 회사에 맡겨야 한다는 신뢰감이 생기기보다는 매우 현학적이라는 느낌이 우선 들더군요.
2. 회사소개 + 클라이언트 분석형
위의 유형에 비해서 조금 더 성의는 있었습니다. 단지 회사자랑만 하는 것이 아니라 클라이언트의 경쟁사가 될 법한 사이트에 대해서 어느 정도 분석을 하고 흔히들 하는 시장조사 데이터를 끌어다 넣고, SWOT 분석이니 하는 방법론들을 도입하여 뭔가 고민했다는 느낌을 주게 하는 제안서였습니다. 그러나 가만 보면 본질적인 고민과 답을 찾기보다는 어떤 틀을 미리 만들어놓고 회사 이름만 바꾼 듯한 느낌이 빤히 들더군요... 수백페이지의 내용 중에서 5% 정도는 클라이언트에 맞춘 듯한 윤색이었고 나머지는 위의 1번 형태와 별반 다를 게 없었습니다. 어떤 포맷이 있다면 초보자라도 하루 정도라면 클라이언트 이름으로 바꾸어 대입하기만 해도 손색 없을 정도의 틀을 가지고 있었습니다. 마치 수학공식이라도 되는듯...
3. 클라이언트 분석중심형
클라이언트에 의해 채택된 이 한 업체 만이 이런 식으로 접근을 하더군요. 제안서를 쓰면서 고민하게 된 내용들을 진솔하게 풀어가면서 나름대로 최선을 다해 뭔가 결론을 끌어내 보려는 '노력'이 보여지는 제안서를 쓴 유일한 제안서였던 것 같습니다. '우리는 솔직히 아직 당신네 클라이언트에 대해 정확히 알지는 못합니다. 그러나 고심을 한 결과 이러한 방식으로 접근해 보면 어떨까 하는 생각들을 나름대로 해보았습니다...' 식의 제안이었습니다. 최소한 나를 이해하려고 노력하는 에이전시라는 느낌은 줄 수 있는 애정이 가는 방법이겠지요.

당신이라면 어느 쪽을 선택하실 것 같습니까? 아마도 기술적 차이가 두드러지게 난다면 탁월한 실적을 자랑하는 1번을 택하실 것입니다. 만약 제안의 내용이 별반 차이가 없고 쇼핑몰 구축에 대해서 클라이언트가 어느 정도의 상식을 가지고 있다면 1번 혹은 2번을 택하실 것입니다. 3번형의 제안이 없거나 3번식으로 제안을 한 회사의 실적이 턱없이 부족하다면 말이지요...
그러나, 현명한 클라이언트라면 3번에 좀 더 관심을 두리라는 것은 자명한 일입니다. 클라이언트가 큰 맘 먹고 쇼핑몰 구축을 결심했을 정도라면 적어도 담당자가 몇 달 동안은 이에 대한 사업성 분석을 하고 정보도 수집했을 것입니다. 그리고 이에 대한 고민을 해소하고 도와줄 파트너들을 찾기 위해 각 업체에 제안을 요청했을 겁니다.
그런데 제안하는 회사들은 정말로 따겠다는 의지가 있는지 모를 정도로 성의 없는 제안서들을 프린터에 걸어놓고 뽑아내기만 하면 되는 줄 알고 있는 것일까요? 한 몇 백 페이지되는 기존의 성공했던 서식들에 기업 이름만 달랑 바꾸고 제안 금액에 맞추어서 스케쥴이랑 맨먼쓰만 조정하는 식으로...
처음부터 이 정도로 애정이 없다면 운좋게 제안에 성공하였다고 하더라도 그 프로젝트가 성공적으로 끝날지에 대해서는 의문입니다. '단지 우리는 빌딩(쇼핑몰)만 구축해 줄테니 나머지는 니네(클라이언트)의 책임이다', '우리는 빌딩 만든 경험도 많고, 그 후에는 여기저기 광고할 수 있는 통로를 아니까 다른 데보다 유리하다'...
맞는 말이지만 정말로 성의 없는 자세라 생각됩니다. 이미 수많은 쇼핑몰이 즐비한데 고객이 왜 새로 생긴 빌딩에서 사야만 하는지에 대한 원초적인 고민에서 출발해서 어떻게 경쟁사와 차별화를 해야할 지에 대한 고민을 해도 그것이 성공할지 말지 하는 시대인데, 그냥 '구관이 명관'이네 하는 사고방식에 빠져 성의 없는 제안서를 뽑아대보았자 진정으로 얼마나 성공할지는 의문입니다.
제안하는 업체는 한 부의 제안서를 제출하지만, 제안받는 클라이언트는 수 많은 제안서를 비교검토 합니다. 똑같거나 유사한 내용과 고만고만한 업체의 실적에 대해서는 '차별화'된 느낌을 받을 수가 없습니다. 정말로 중요한 것은 이 업체가 얼마나 우리에 대한 고민을 얼마나 했는지에 대한 성의가 담겨 있는가이겠지요.
이러한 상식이 비상식으로 인식되는 업체에게는 더 이상 비전이 없는 것 아닐까요?... 이러한 업체들이 만약 어떤 제안을 받는 경우에도 자신들과 똑같은 방법으로 접근해 오면 감동을 할까요?...
사랑을 하고 쟁취를 하려면 그만한 고민과 성의가 있어야 할 것 같습니다...

 

 

 

#2

제안서 작성법

 제안서란?
제안서는 제안자(업체)가 원하는 목적을 달성하기 위해, 해당 사항의 결정권자(제안 받는 자)에게 해당 사항에 대한 내용을 기술하여 제출하는 문서이다. 이 경우, 제안자는 개인, 단체, 기업, 국가가 될 수 있으며, 제안을 받는 자 역시, 개인, 단체, 기업, 국가가 될 수 있다.

 제안의 종류
제안서는 그 제안을 하는 자와 받는 자가 누구인지, 제안내용이 어떤 것인지, 제안 목적이 무엇인지 등에 따라 제안의 종류가 달라 질 수 있다. 즉, 제안서의 종류는 아이디어 제안, 제휴제안, 컨설팅 제안, 물품 구매제안, 투자제안, 입찰제안, 웹사이트 구축제안 등 그 종류는 무한하다고 볼 수 있다.

 제안서의 일반적인 항목
  제안서의 타이틀과 제안 목적 및 배경

  제안인(업체)의 정보
  제안 기간 및 금액

  구체적인 제안 내용

  제안 내용에 대한 실행 방법 및 방향
  제안 내용을 통하여 얻게 될 이익
  별첨 및 기타

 예시를 통한 제안서 작성방법(웹사이트 구축관련)
지금까지, 제안서에 대한 일반적인 부분을 살펴보았다. 지금부터 웹사이트 구축 제안의 예시를 통하여, 제안서를 어떻게 작성해야 하는지 살펴보자.

1)프로젝트 공시와 제안요청서(RFP)
프로젝트 특성에 따라 제안서는 웹사이트 구축제안서 ,시스템 구축 제안서 ,솔루션 개발제안서 등 여러가지 형태로 명명되어 제출될 수 있다. 이 경우, 발주업체에서는 보다 더 프로젝트 특성에 맞게 제안서가 제출될 수 있도록 제안요청서(Request For Proposal:RFP)를 프로젝트 공시와 함께 게재한다.
제안요청서에는 제안서의 작성순서, 각종 제출 증빙자료, 제출기간, 평가항목, 평가점수 등 제안서 작성에 대한 전반적인 부분이 기술되어 담겨있다. 따라서, 제출할 제안서는 해당 발주처에서 게재한 제안요청서를 바탕으로 작성해야 한다.

2) 작성 시. 기본원칙
  ㆍ제안요청서(RFP)에서 제시한 방침에 따라 작성한다.
  ㆍ제안서 작성계획 및 일정을 잘 계획하여, 제출일자에 늦지 않도록 한다.
  ㆍ제안서와 함께, 제안서에 들어간 내용을 증빙할 수 있는 증빙자료를 반드시 첨부한다.
  ㆍ회사소개, 기술정도, 인력소개 등에서 사실에 입각하여 작성한다.

3) 적절한 제안서 작성요건 3가지
적절한 제안서가 되기 위해서는 보편성(universality), 현실성(Reality) 구체성(concreteness)등의 조건에 맞게 작성해야 한다.

ㆍ보편성
  작성된 제안서를 제 3자가 보더라도, 제시한 내용들을 쉽게 이해할 수 있을 뿐만 아니라 수긍할 수 있도록 작성되어야 한다.

ㆍ현실성
  실현가능성 있게, 개발기간, 인력구성 등을 제시해야 한다.

ㆍ구체성
  제안요청서(RFP)에서 제시한 조건에 맞게, 각 항목별로 앞뒤가 맞게 구체적으로 제시되어야 한다.

4) 제안서 목차별 설명
제안서는 일정한 양식을 있는 것은 아니다, 하지만, 제안을 요청하는 업체에서 개재된 제안요청서(RFP)에 맞추어 작성하는 것이 가장 좋다. 경우에 따라서는 제안요청서의 양식에 맞지 않으며, 감점의 대상이 될 수 있을 뿐 아니라, 실격이 될 수 있다.

① 제안개요
ㆍ제안의 목적과 배경
ㆍ제안 시스템의 개요
ㆍ기대효과

  * 설명: 제안개요에서의 본 제안을 통해 제안하고자 하는 목적, 구축방향, 개발범위정의, 기대효과 등을 중심으로 이를 도식화와 함께, 설명하는 것이 좋다.

② 제안업체 일반
ㆍ일반현황
ㆍ조직 및 인원구성
ㆍ주요사업내용
ㆍ주요구축 웹사이트

  * 설명: 제안업체에 대하여, 객관적인 자료를 바탕으로 작성하며, 대외적으로 공신력, 인력구성, 기술력, 회사 연혁, 자본금, 매출 등을 기술하여 신뢰감이 형성될 수 있도록 하는 것이 좋다.
그리고, 실제 개발 사례를 정리하여 보여주고, 사례에 대한 증빙자료는 제안서 끝에 첨부하여 처리하면 된다..

③ 기술부분
ㆍ기획부분
ㆍ인터페이스 디자인부분
ㆍ시스템/프로그램부분

  * 설명: 이 부분은 실제 개발을 들어갔을 때에 적용할 기술부분이나 개발 방법을 최대한 구체적으로 제시해야 한다. 통상적으로 제안서 분량의 50~70% 정도를 이 부분에 할애해도 관계없다.

그럼, 기술 부분을 대략 기획, 디자인, 프로그램의 3파트로 나누어 기술해 보자. (실제로는 더 세부화 되어 질 수 있음)

ㆍ기획부분
구축 프로젝트에 대한 전체적인 구조를 보여줄 수 있는 밑바탕을 그리는 부분으로 웹사이트의 정보 내용에 따른 체계적인 구조와 각 분류체계를 유기적으로 연계한 인터페이지스 및 네비게이션 구성이 잘 나타내도록 작성하여야 한다. 이는 발주업체 업무담당자에게 웹사이트를 구조적으로 파악하게 하는데 있어 중요한 역할을 하므로 신중하고 체계적으로 분류하여 작성한다.

ㆍ 디자인부분
구축제안서의 전달효과를 극대화 할 수 있는 부분으로서 전체적인 웹사이트 구축의도와 맞아 떨어질 수 있도록 시각적인 이미지와 채색을 가미한 그래픽적인 요소와 멀티미디어적인 요소를 적절히 제시하여 작성하는 것이 좋다. 전체 웹스탈가이드 중, 핵심부분을 일부 제시하는 것도 좋은 방법이다.

ㆍ프로그램부분
프로젝트의 개발 시 또는 향후 관리 측면에서 중요한 부분으로, 이해하기 쉽게 설명하고, 시스템 구성도 및 DB설계방안 등을 도식화하여 작성하여 제시하면 좋다.

④ 개발일정 유지보수부분
ㆍ프로젝트 개발일정
ㆍ업무협의사항
ㆍ유지보수계획

  * 설명: 웹프로젝트를 시작하고 소기의 목적을 달성하는데 필요한 개발 일정표는 제안서 작성 시 반드시 포함되어져야 할 내용으로서 개발 일정표에는 각 팀별 업무분장과 인원, 항목별 개발기간등으로 구성된다. 또한, 유지보수부분은 각 항목별 로 구체적으로 세분화하여 향후 문제 발생 시 제안서에서 명시된 항목에 따라 적절한 처리할 수 있도록 작성한다.